一、绪论

　　随着工程建设项目给管理水平的逐渐提高，以及工程建设项目在国内的多行业多领域的多元化发展，项目文档控制的重要性逐渐被工程建设项目业主单位及承包商所发掘。伴随着关注程度的提高，越来越多的参建方开始着发展设企业或项目自身的文档控制工作，但是在这个发展过程中伴随着大量的资源浪费与项目风险，为了帮助项目参建方有效配置资源规避项目风险，工程建设项目文档控制外包模式应运而生。

　　二、项目文档控制简述

　　项目文档控制是指在一个项目运行过程中将项目的各参建方提交的各类文档进行收集、管理、流转控制、归档等操作的过程。在这个过程中包含两个关键的要素，即文件的全生命周期管理和文档的前端控制。

　　文件的全生命周期管理是指对项目全过程的所有文档进行全生命周期的管理，即通过统一的工作程序与工作界面，及具有专业知识的人员在信息化管理平台上实现对文件创建、发布、管理、利用、归档、销毁全生命周期的管理控制，从而保证项目文件的时效性与有效性以及项目档案的可追溯性。同时通过工作程序和专业人员的配合在文件的生命周期伊始便对文件的状态、版本、进度、阅览权限、更新发布流程、内容质量等等重要属性进行前端控制，对这些属性进行追踪与有效性控制，从而保证文档在项目的全过程都以统一科学的标准生成和流转。

　　三、工程建设项目文档控制外包模式简述

　　在工程建设项目中，业主及承包商常常要面对着大量纷繁复杂的项目文档，而这些文档的管理与控制过程是否科学则往往决定了项目是否能够成功实施、成功投产。项目文档控制外包是指在工程建设项目的运行过程中，由参建方将自己企业内部整体或部分的文档控制工作交由专业的文档控制外包服务商来完成，通过对项目文档控制工作程序、管理系统以及人力资源的补充与完善，项目文档控制承包商能够帮助他们的客户全方位的解决项目文档控制工作。

　　简而言之，项目文档控制外包就是将项目文档控制与档案管理工作整体交由专业的外包服务商来完成，由甲乙双方配合建立统一的文档控制组织机构，全面解决企业或项目中存在的文档控制问题，从而保证项目能够成功实施并投产，企业能够良性运转。

　　四、工程建设项目文档控制外包模式的工作范围简述

　　就目前国内项目文档控制外包服务模式的发展水平而言，有极少数的外包服务供应商能够完成对于项目文档控制全方位的外包，其中包括对于项目文档控制程序文件的咨询，文档管理系统的搭建与二次开发，以及专业工程师的驻场服务。从项目文档控制的各个关键点对该工作进行资源优化，提高工作效率，补全项目各个参见方在软硬件方面的缺陷，并且通过统一的工作界面对项目文档控制工作进行整合，使得这项工作的关键点之间能够建立有效的链接，从而使得项目文档控制共组能够进行的更加顺畅。

　　五、工程建设项目文档控制外包模式的应用价值

　　北京易恒盈通科技有限公司通过对项目文档控制外包服务业务的发展历程的研究，我们可以清楚的认识到，项目文档控制外包业务的产生之初就是为了能够用更少的项目资源去更好的解决项目文档控制工作，并通过对项目文档控制工作质量的提升来达到促进其核心业务进展的目的。所以，从业主和承包商的角度来看，工程建设项目文档控制外包模式具有以下特点：

　　1.较低的可控成本

　　工程建设项目文档控制外包模式最显著的特点就是其低成本性和其成本可控性，这个成本主要是指解决项目文档控制工作的综合成本，包括资金成本、管理成本、人力资源成本等等。作为一项复杂的长周期工作，项目文档控制工作过程中会不可避免的产生诸多管理成本，相对于业主单位和部分承包商，文档控制外包服务商拥有更多文档控制项目经验，对于项目文档的管理与控制更加专业。据统计在项目实施过程中可以规避掉30%以上的管理成本，减少60%中高层管理者以及核心业务部门的文档控制工作压力，同时减少85%以上因为文档控制工作疏漏产生的各项附加成本。

　　项目文档控制外包模式的成本可控性表现在外包服务的付费形式上，在合同的约束下，外包服务的相关费用是清晰、可以被明确计算的，同时通过一定的处理可以被及时的反馈到相关决策者手中，以便于这些决策者对与项目文档控制成本进行实时的控制和周期性统计。

　　2.较低可控的项目风险

　　相比于传统模式的项目文档控制解决方案，外包模式的特点也表现在其较低可控的项目风险。相比于部分业主和承

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