工程项目沟通的复杂性和沟通分类

　　工程项目沟通就是项目干系人间的问题交流和项目进展等信息共享。工程项目，尤其大型工程项目，参见单位多，PMC、EPC、各级分包商;交流内容广，涉及设计方案、工程进度、安全质量、变更索赔等，所以项目团队的交流沟通不仅信息数量大，而且信息处理复杂。如何实现项目科学高效的沟通管理呢?为了探讨问题方便，我们把沟通分为正式沟通、会议、非正式沟通和报告报表。

　　正式沟通指按照合同规定的程序或格式进行的具有一定合同约束效力的沟通，包括信函、传真。现在很多信函、传真拟写完毕后，经过合同授权人签字或盖章扫描后，利用合同指定的项目邮箱进行传送，当对方收到后，通过邮箱发送回执确认，而不必要送达原件到对方。

　　会议包括按照合同规定召开正式例会和不定期的专项会议，并形成会议纪要备查，参加会议的人员应具有所讨论问题的决策权力。由于信函、传真、会议纪要具有相应的约束力，双方交流时都比较慎重，导致沟通过程中很多真实的信息不愿意透露。

　　非正式沟通指口头交流、电话联系、私人间邮件往来。这种沟通方式更方便快捷。由于沟通的信息或结果没有合同的约束力，所以交流时彼此警惕性不高，表达的的信息有些比较真实，对方的某位人士可能会透漏目前项目存在的一些问题。

　　报告报表指按照合同规定定期提交的日报、周报、月报，或者按照合同提交的各种审批表单，如材料审批单、加班许可申请表等。

　　根据沟通对象的不同，沟通可以分为对外沟通和内部沟通。凡是以经济合同为基础进行合作的项目团队叫外部单位，与外部单位进行的交流沟通叫对外沟通，比如业主和各级专业分包商。内部沟通指团队内部各个职能部门间的交流讨论。根据以上沟通分类，工程项目交流沟通的办法和技巧如图1

　　如何正确的与外部进行交流沟通

　　对外沟通尽量采用正式沟通和会议的方式进行。由于参与商业项目各承包商的根本经济利益不同，在利益的驱动下，各个承包商在必要的时候都有可能歪曲真相，否认事实，置口头承诺而不顾，如果采取非正式沟通，往往会出现交流的结果不能兑现的情况，笔者本人就遇到过该类事情。A司移交给我公司的某些铁路路基标高不够，但是A公司的人员机具已经撤离现场，没有办法再填筑路基，希望我公司多填些道渣来弥补，于是安排B工程师关于多填道渣的费用与我进行交流。我和B交涉时都本着各自单位的利益出发，最终谈定了A公司要支付的道渣费用。由于我俩私人关系不错，又都担任各自单位的一定职务，当时就没有留下书面的谈判纪要，B也告诉我，付款时只要他签个字就行。等我公司完工付款时，A公司的大领导怀疑B和我之间有猫腻，坚决不同意付全款，最后只付了70%。

　　对外沟通要以合同条款为依据。合同是双方交流的基础，也是判断双方对错的唯一标准，所以首先我们要深入学习合同，不论是商务条款还是技术标准，与交流问题相关的都要清楚知晓，否则就会显得我们很不专业。在一个印尼电站项目上，业主工程师检查锅炉本体时告诉中国工程师防腐漆厚度不够，我国的工程师振振有理，拿出中国的规范和他们讨论，但是业主工程师说，防护油漆的厚度，合同上有明确规定，等翻开合同，我们只有老老实实的再补刷油漆。后来具那位工程师说，合同都是英文的，谁也没有仔细的去阅读。

　　注意交流沟通的时效。一般国际工程项目都规定某类问题提出和答复期限，比如，一般的国际项目发生索赔时，索赔方要在发生28天内提出索赔申请，超过28天，索赔无效。对方提出的变更申请单一般要在7个工作日内答复，超过期限不答复就等于同意对方的变更申请。我曾经在一个国际项目上担任计划经理，在项目启动不久就给业主正式提交了项目实施性三级项目总控计划，但是业主工程师没给任何反馈意见。后来由于业主征地拆迁不能及时完成，我们向业主提出了增加工期的索赔。我们的理由是：1、业主在收到我们提交的计划后，到现在都没有给任何答复，说明业主同意我们的项目工作安排;2、按照计划的安排，由于受征业主地拆迁的影响，修建便道的工作被迫推后了1个月，导致整个项目的所有工作都被迫推后，所以要求索赔工期1个月，最后业主同意了我们的工期索赔。

　　在对外交流沟通中，正式沟通的形式很重要，但是非正式交流也不能轻视。很多正式交流沟通前都要先做大量的非正式交流，以增进双方的理解和共识，为正式沟通排除障碍，铺平道路，这样正式沟通中才能比较容易的达成结果，提高正式交流的效率。因此，对外沟通中要把握以下原则：以合同为依据，以非正式交流为铺垫，以正式交流为准绳，以书面双方签字的书面材料为结果，履行好合同义务和权利，建

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