文档管理的任务和基本要求

　　在实际工程中，许多信息由文档系统给出。文档管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加者提供专用的和常用的信息过程。文档系统是管理信息系统的基础，是管理信息系统有效率运行的前提条件。

　　许多项目经理认为在项目中的资料太多、太复杂,文件凌乱、无序，查找费时，这就是项目管理中缺乏有效的文档系统的表现。实质上，可以借鉴图书馆与档案管理系统，进行加工整理，以便于归档检查使用。所以在项目中也要建立像图书馆一样的文档系统。

　　文档系统有如下要求：

　　(1)系统性，即包括项目相关的，应进入信息系统运行的所有资料，事先要罗列出各种资料种类并进行系统化。

　　(2)各个文档要有单一标志，能够互相区别，这需要通过编码实现。

　　(3)文档管理责任的落实，即有专门人员或部门负责资料工作。

　　对具体的项目资料要确定(见图15-4-1)：

　　谁负责资料工作;

　　什么资料;针对什么问题，什么内容和要求;

　　何时收集、处理;

　　向谁提供。

　　通常文件和资料是集中处理、保存和提供的。在项目过程中文档可能有三种形式：

　　① 企业保存的关于项目的资料，这是在企业文档系统中，例如项目经理提交给企业的各种报告、报表，这是上层系统需要的信息。

　　② 项目集中的文档，这是关于全项目的相关文件。必须有专门的地方并由专门人员负责。

　　③ 各部门专用的文档，仅保存本部门专门的资料。

　　当然这些文档在内容上可能有重复，例如一份重要的合同文件可能复制三份，部门保存一份、项目一份，企业一份。

　　(4)内容正确、实用，在文档处理过程中不失真。