7)正式验收和合同归档。

　　采购成本分析

　　本文开始的案例揭示了将采购成本降到最低对公司利润的增长的重要性，但更重要的是，应该考虑项目生命周期内的最低整体采购成本。在实际采购工作中，很多招标单位通常只关注承包方的投标报价，而忽视了招标成本、建设成本和所有权损耗成本等项目整体采购成本。

　　1、招标成本

　　首先要考虑发出招标要约前的行为，招标方需要确定目标、调查主题、编写需求建议书(RFP)、考察和认同供应商、获取内部的授权、寻求预算支持等，然后发出要约。该过程可能需要整个合同价的2%到5%.

　　然后，竞标者需要对招标方的招标文件制定其投标建议书，费时又费钱，每个竞标者在竞标说明上都要花费合同价的约1%到6.7%的成本。如果有五个竞标者，该成本将达到合同价的5%到30%.表面上看来，这笔款项由竞标者承担;但是，从长远看是由招标方承担。因为竞标者总把竞标成本直接加在每次竞标的项目上。

　　评标程序开始后，招标方需做包括开标、评标、定标、谈判、批准等事项。这个总成本可能占合同价的2%到5%.如果因为某种原因必须重新招标时，这部分成本将大幅增加。

　　因此，对于一般行业来说，竞标的总成本可能占到合同价的10%到50%.无论招标方处于何种行业，降低招标成本都是一种责任。

　　2、建设成本

　　建设成本是投标报价的主要依据，往往是买卖双方关注的重点。一般包括如下几个方面：

　　前期准备、正式建设费用等、与其它系统的集成、授权、交付和保险、相关手册、对员工和管理者的培训等。

　　卖双方关注的重点。一般包括如下几个方面：前期准备、正式建设费用等、与其它系统的集成、授权、交付和保险、相关手册、对员工和管理者的培训等。

　　3、所有权损耗成本所有权损耗成本指长期损耗成本，包括项目运营成本和处置成本。项目运营成本可能会持续多年，并且可能是前期费用的许多倍;在设备濒于报废之时还需考虑其销毁或处理的处置成本。

　　综合考虑这些成本将有助于以正确的观点看待实际采购价，帮助买方选择最好的方案。

　　采购安全和保密

　　采购过程中的“黄金规则”是要绝对保密，不让任何不应外传的信息从机构中泄密，不要和不应该知道此事的陌生人交谈，当对方是机构中的成员时可能会很难，但知道的人越少越不会有漏洞。

　　妥善安置相关文件和计算机内的材料，不用时(包括周末和晚上)要将其锁好，不要将评估的表格展开放在桌子上，以免被看见，及时销毁那些敏感的文件而不是随手扔掉，以免别有用心者发现它们。

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